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如何讓你的溝通影響力加倍?(上)

來源:中國人力資源開發網 類別:HR天地 閱讀數:38

 來源:首席組織官(ID:COO-STRATEGY)
作者:翁卓谞
原標題:如何讓你的溝通影響力加倍?(上)
 
 
你是不是有這種困擾:你覺得你的想法和建議很好,卻得不到老板或重要相關方的認同;你向合作部門提出一個你認為非常合理的要求,卻總被對方以各種理由拒絕;你想讓你的下屬做A、B、C,但他心里并不真正認同,交上來的結果明顯是C、D、E……
 
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如何讓自己的溝通更有影響力,如何積極地影響你想影響的人以達成預期或超預期的結果?這是很多職場人(包括企業中高層)的共同困擾。
 
我學習過很多關于溝通技巧和影響力的課程或書籍,十年前參加的英文版課程《Positive Power&Influence》對我啟發最大。它將實現影響力的溝通方式分為四種:Persuading、Asserting、Bridging、Attracting,讓我對溝通模式或策略有了初步的認知。然而在實際應用時,我依然面臨很多困惑。多番反思后,我發現:知行不能合一的一個重要原因是缺乏對應用場景的分類并匹配合適的策略,所以碰到具體的現實場景時,就感覺無從著手或者用力過猛。
 
因此,結合眾多關于溝通技巧的學習以及過往十多年組織管理實踐經驗,我開始試著建構一個更加精細化的情境式溝通模型以提高影響力:
 
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情境式溝通模型的核心觀點是:
 
你的溝通有沒有影響力,不僅取決于你擅不擅長某種溝通策略,更重要的是對方是不是“吃你這一套”,你的溝通是不是符不符合對方的胃口。一言以蔽之,情境與溝通策略的匹配是提升溝通影響力的關鍵。
 
如果你想影響一個關鍵人物來支持你的觀點,你需要采取情境化的溝通方式,根據對方的狀態和具體的溝通情境,采取不同的溝通策略。
 
如何來分析對方的狀態呢?可以著重看兩個維度:
 
1)對方的目標感和需求是否清晰;
 
2)對方的情緒狀態是否積極。
 
結合以上這兩個維度的判斷,你可以相應地采取四種不同的溝通策略:說服、交換、鏈接、吸引。
 
下面,給大家分享一下不同情境下的溝通策略及技巧。受文章篇幅影響,我將在本文重點談一談對角線的兩端:說服和鏈接。在下一篇文章中,我會重點介紹另外兩種溝通情境以及與之匹配的策略:交換和吸引。
 
 
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擺事實、講道理是我們最熟知和擅長的影響他人決策的方式。對于經歷過高考磨礪的人而言,想必對議論文這種范式已了然于胸。
 
在工作環境中,有理有據的說服往往被看作是最基礎的影響他人,尋求共識的方法。
 
但這種說服策略并不是萬能的,如果這個世界有那么多道理可講,就不會是今天這個樣子了。
 
通過有理有據的說服方式來影響他人,更適合應用在以下情境:
 
1、對方的情緒積極穩定,你在對方心目中是可信的,而不是一看到你就有抵觸情緒。你們雙方都愿意用客觀理性的方式進行討論。這就是為什么很多時候和家里人很難說理,因為和家人的對話往往裹挾著太多的感性和情緒。
 
2、對方的目標和需求相對清晰,你和對方在大的目標上是相對統一的,你知道對方核心需求是什么,你們之間的關系更偏向合作,而不是激烈的競爭。
 
3、你能掌握相對充足可靠的數據、事實或者案例來支持你的觀點。有理有據的根基是“據”,但現實環境往往是快速變化和模糊混亂的,要拿到充足的數據或客觀依據也很有挑戰性。
 
如果符合以上情境,如何讓你的說服方式更有說服力呢?你還需要注意說服的表達結構和技巧:
 
1、在表達結構和邏輯上,注意先說觀點,再談理由。
 
很多公司會議甚至是高層會議經常開得很拖沓無效,是因為提案人或發言人沒有首先亮出觀點或結論,而是先做了一大堆的鋪墊和原因陳述,聽著云里霧里,很容易走神或跑題。
 
更聰明的做法可以參考演講的PREP結構:首先亮明觀點,然后陳述2-3個理由,并輔以1-2個案例,最后再次重述你的觀點。
 
PREP結構
 
-Point觀點
 
-Reason理由
 
-Example案例
 
-Point Again重述觀點
 
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通常用的句式可以是:
 
“我的建議/想法是……,原因有三……,下面我來舉個例子……,最后,總結一下,我的建議是……。”
 
這種溝通風格簡單、直接、明確。
 
2、根據對方的目標和需求來調整你的溝通重點。
 
你需要首先理解對方的風格,他/她關注的重點或可能的顧慮。在陳述理由的時候,未雨綢繆地解除對方可能的顧慮。
 
例如:對方可能特別關注公司的成本和財務回報,而你的提案是需要公司加大投資的,那么在你的提案里,就需要著重強調這項投資的回報率,以及從長遠來看,對公司節約成本的貢獻。
 
3、鼓勵積極的討論甚至辯論。
 
說服的目的是讓雙方能達成一個理性結論,獲取對方的認同和支持。說服不是單向的強行輸出,而是雙向的理性互動。
 
主動讓對方參與到討論中,分享他的觀點和數據,最后達成一個大家都充分認同的理性結論,這樣會讓雙方都更有責任感去支持實施落地。
 
 
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鏈接的溝通方式適用于截然不同的情境,如果對方的情緒狀態不穩定,或者對方也不是很清楚自己的目標和需求,這時說理是說不通的。
 
如果讀者家有青春期的孩子或者脾氣暴躁的老人,對這一點會特別有感觸。
 
在職場中也是如此,不管是對你的下屬,還是兄弟部門,甚至是老板,你可能都碰到過這種情境:對方看上去不開心或者很抗拒,但你不知道自己做錯了什么,也不知道對方反對的理由是什么?
 
這個時候,你首先需要鏈接,放低自己的姿態,把對方牽引過來,而不是把自己的觀點強推出去。
 
有時候,你會神奇地發現,當我們把注意力焦點更多放在對方身上,反倒越容易達成我們的目標。當我們對對方表現出越多的興趣和關注,對方會越愿意敞開心扉與我們合作。
 
在《高效能人士的7個習慣》一書中,習慣五就是知彼解己(First to understand,then to be understood),首先理解別人,才可能被別人理解。
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鏈接的溝通方式更適用于以下情境:
 
1、你能感覺到對方的情緒狀態有點消極。你感覺到對方對你的觀點有抵觸或防備情緒,而你不是特別清楚背后原因,這時候擺事實講道理地推銷你的觀點可能起反作用。
 
2、對方沒有一開始就表達出特別明確的目標或需求。情緒裹挾住對方內心真正的需求,你對對方的行為動機也有些迷惑。
 
3、你希望和對方建立長期的合作關系,而不是一錘子買賣。你愿意為這一重要關系付諸真心和耐心,并且也可以根據對方的合理需求適度調整你的方案。
 
如何做好鏈接式溝通呢?首先你需要充分了解對方的問題和顧慮是什么。
 
可能是因為你們之間的一些不愉快經歷導致了對方的抵觸情緒,也可能是對方有些內心的擔憂恐懼是你沒有想到的。
 
先理解,再尋求被理解。你可以分為四步走:
 
第一步:清楚而禮貌地說出你的需求和想法。
 
將對話牽引至你的目標和需求上,常用的句式可以是:
 
“我知道你最近很忙,不過請給我xxx時間(或者我想和你約1個小時時間),我需要做。…希望能得到你的幫忙……”
 
“我有一個建議,想聽聽你的想法……”
 
“關于……的方案,我想花……時間和你談一下,你的支持對我來說很重要。”
 
第二步:開放式提問,充分了解對方的真實想法。
 
如果你感受到對方的抵觸情緒,先不用急于表達,而是應該引導對方把自己的真實想法和顧慮說出來。
 
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“能幫助我理解一下,大概是什么原因讓你有這樣的顧慮呢?”
 
“你在這個項目上的時間表是怎么樣的,現在的主要問題是什么呢?”
 
“關于……,你能和我再多說一點嗎?”
 
第三步:移情聆聽,澄清你的理解。
 
在英文表達中,移情是“Empathy”,而不是同情(Sympathy)。
 
同情是一種認同和判斷,而移情聆聽的本質不是要贊同對方,而是在情感和理智上充分理解對方。
 
移情聆聽不僅僅聽口頭表達,而是從對方的肢體語言和情緒狀態上綜合體會和觀察對方的真實意思和想法。
 
當你聽到對方的諸多情緒化或者感性的表達,你可以首先接納對方的感受,然后通過你的語言把對方的情緒和想法表達出來,一方面讓對方知道你在試圖理解他,另一方面,也是和對方澄清你的理解是否正確。
 
說出他的恐懼,說出他的擔憂,讓對方感覺你對他是非常尊重和理解的,這就開啟了進一步有效討論的基礎。
 
有一個小技巧,就是以你的方式重復對方的話。常用的表達可以是:
 
“所以,你的意思是……”
 
“如果我理解正確的話,你說的是……”
 
“聽上去,你的主要顧慮在于……”
 
“我試著簡單總結一下你剛才的觀點……”
 
“就像你剛才說的,我可以理解你現在肯定感覺……”
 
做到第二步和第三步,你應該對對方的真實想法有更全面客觀的理解了。下一步,你依然不要忘記你的目標和任務,這不是心靈訪談節目,而是業務討論和協商。
 
你需要考慮,雙方的目標實質上是否是一致的,你是否需要適當調整你的目標和任務?
 
第四步:分享你的問題,共創牽引出雙方認同的解決方案。
 
人和人之間的互動,就像照鏡子。對方看到你對他的開放和理解,也會更容易試著去理解和接納你。
 
你可以和對方坦誠地分享你的難題,你希望得到的支持,聽取對方的建議,同時也提出自己建設性的想法,最后能共創出雙方都受益的解決方案。
 
可參考的句式可以是:
 
“現在我們碰到的現實困境是……,你有什么建議嗎?”
 
“你剛才的想法很有價值,我們可以一起討論一下,就這個問題,什么是更好的解決方案……”
 
“我很理解你的感受,可能當時我考慮得不是很周全,但其實我們的最終目標是一致的,那你看我們把行動方案這樣調整一下怎么樣?”
 
在企業管理中,我們越來越強調橫向領導力,橫向領導力是比職權領導力更有持久力量的領導力。而溝通的影響力直接影響著職場人和管理者的橫向領導力。
 
如果你能夠學會因不同情境采取不一樣的溝通影響方式,你就更容易在工作和生活中成為那個受眾人尊重和支持的人。
 
溝通是雙向的,就像跳一場華爾茲或者探戈,你有你的節奏和舞步,也需要和對方的節奏和舞步同頻。
 
今天就先和大家介紹“說服”和“鏈接”這兩種溝通模式的情境和技巧,期待在下一篇文章中,再和大家一起探討另外兩種溝通影響模式:“交換”和“吸引”。

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日期:2022-04-11

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